Berikut ini beberapa asas yang dapat dijadikan pedoman dalam menjalankan administrasi perkantoran:
1. Asas perencanaan
semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu. misalnya: semua surat yang dibuat atau diarsip haruslah jelas maksud dan manfaatnya. jika tidak, berarti arsip tersebut tidak diperlukan.
2. Asas penyederhanan
semua pekarjaan kantor harus diupayakan dapat dijalankan dengan cara sederhana dan semudah mungkin. tata cara yang rumit hendaknya duhindarkan jika memang dapat dicarikan alternatif yang lebih mudah.
3. Asas penghapusan
semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai harus dihapus atau dihilangkan.
4. Asas penggabungan
Semua pekerjaan yang memiliki persamaan atau berkaitan erat sebaiknya di gabungkan atau didekatkan.
Senin, 12 Oktober 2009
Administrasi dan Manajemen
Mendeskripsikan administrasi dan manajemen
1. Pengertian Administrasi
Administrasi berasal dari bahasa latin: Ad=intensif dan ministrare= melayani, membantu, dan memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu dan melayani , mengarahkan atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.
Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama gunu menyelesaikan tugas bersama(simon, 1958).
Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok dan individu guna mencapai tujuan bersama(Newman, 1963).
1. pengertian administrasi dalam bahasa indonesia ada dua yaitu:Administrasi dalam arti sempit berasal dari bahasa belanda "Administrate" yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu sebagai kegiatan penyusunan dan pencatatan data dabn informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan. Administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan tata usaha. (catat-mencatat, mengetik, menggadakan dan sebagainya). kegiatan ini dalam bahasa inggris disebut: Clerical works (FX. Soedjadi, 1989).
2. Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa inggris "administration" yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P Siagian, 1973).
pengertian lain dari administrasi secara luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dala stuktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
2. Fungsi Administrasi
Menurut Quible (2001) ada lima jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran
1. Fungsi Rutin, yaitu administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staff administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.
2. fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staff administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.
3. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanay dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.
4. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengkoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staff administrasi sebagai jenjang karier sebelim naik menjadi manajer pada suatu organisasi.
5. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian,pengukuran dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasian karyawan. biasanya fungsi ini dilakukan oleh staff setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi.
Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama gunu menyelesaikan tugas bersama(simon, 1958).
Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok dan individu guna mencapai tujuan bersama(Newman, 1963).
1. pengertian administrasi dalam bahasa indonesia ada dua yaitu:Administrasi dalam arti sempit berasal dari bahasa belanda "Administrate" yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu sebagai kegiatan penyusunan dan pencatatan data dabn informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan. Administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan tata usaha. (catat-mencatat, mengetik, menggadakan dan sebagainya). kegiatan ini dalam bahasa inggris disebut: Clerical works (FX. Soedjadi, 1989).
2. Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa inggris "administration" yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P Siagian, 1973).
pengertian lain dari administrasi secara luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dala stuktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
2. Fungsi Administrasi
Menurut Quible (2001) ada lima jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran
1. Fungsi Rutin, yaitu administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staff administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.
2. fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staff administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.
3. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanay dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.
4. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengkoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staff administrasi sebagai jenjang karier sebelim naik menjadi manajer pada suatu organisasi.
5. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian,pengukuran dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasian karyawan. biasanya fungsi ini dilakukan oleh staff setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi.
Jumat, 09 Oktober 2009
Penggolongan Komunikasi
Bentuk dan jenis komunikasi menurut Gunawan Jiwanto dapat diklasifikasikan dalam lima kategori sebagai berikut
1. Komunikasi lisan dan tertulis
a. komunikasi lisan dapat terjadi secara:
- Langsung tidak dibatasi oleh jarak
- tidak langsung dibatasi oleh jarak misalnya melalui telepon
b. komunikasi tertulis dapat berbentuk:
- gambar/ foto
- surat
- blanko/ formulir
- naskah
2. komunikasi verbal dan non verbal
a. komunikasi verbal yaitu informasi mengenai perasaan/ide/gagasan seseorang yang dikemukakan secara lisan melaui apa yang yang dikatannya dan bagaimana mengatakannya.
b. komunikasi non verbal yatu informasi mengenai perasaan/gagasa/ide seseorang melalu berbagai sifat non verbal. misalnya gerakan isyarat(gesture).
3. komunikasi kebawah dan kesamping
Hal ini didasari pada aliran(saluran) pesan-pesan dan informasi di dalam suatu organisasi.
4. Komunikasi Formal dan informal
a. komunikasi formal, terjadi apa bila pesan yang dikirim dan diterima melalui pola hirarki kewenagan yang telah ditetapkan dalam struktur organisasi.
b. komunikasi informal, terjadi diluar hirarki kewenanganh yang telah ditetapkan struktur organisasi.
5. Komunikasi satu arah dan dua arah
a. komunikasi satu arah (one way communication)
jenis komunikasi ini hanya menekankan penyampaian pesan tanpa adana kesempatan pada komunikan untuk memberi tanggapan/respon/umpan balik.
b. komunikasi dua arah (two way communication)
komunikasi dua arah memiliki suatu sistem umpan balik yang terpasan tetap (built in sistem of feed back) didalamnya yang memungkinkan komunikator dapat memperoleh umpan balik pesan yang disampaikan.
1. Komunikasi lisan dan tertulis
a. komunikasi lisan dapat terjadi secara:
- Langsung tidak dibatasi oleh jarak
- tidak langsung dibatasi oleh jarak misalnya melalui telepon
b. komunikasi tertulis dapat berbentuk:
- gambar/ foto
- surat
- blanko/ formulir
- naskah
2. komunikasi verbal dan non verbal
a. komunikasi verbal yaitu informasi mengenai perasaan/ide/gagasan seseorang yang dikemukakan secara lisan melaui apa yang yang dikatannya dan bagaimana mengatakannya.
b. komunikasi non verbal yatu informasi mengenai perasaan/gagasa/ide seseorang melalu berbagai sifat non verbal. misalnya gerakan isyarat(gesture).
3. komunikasi kebawah dan kesamping
Hal ini didasari pada aliran(saluran) pesan-pesan dan informasi di dalam suatu organisasi.
4. Komunikasi Formal dan informal
a. komunikasi formal, terjadi apa bila pesan yang dikirim dan diterima melalui pola hirarki kewenagan yang telah ditetapkan dalam struktur organisasi.
b. komunikasi informal, terjadi diluar hirarki kewenanganh yang telah ditetapkan struktur organisasi.
5. Komunikasi satu arah dan dua arah
a. komunikasi satu arah (one way communication)
jenis komunikasi ini hanya menekankan penyampaian pesan tanpa adana kesempatan pada komunikan untuk memberi tanggapan/respon/umpan balik.
b. komunikasi dua arah (two way communication)
komunikasi dua arah memiliki suatu sistem umpan balik yang terpasan tetap (built in sistem of feed back) didalamnya yang memungkinkan komunikator dapat memperoleh umpan balik pesan yang disampaikan.
Proses Komunikasi
Ada enam tahap dalam melakukan proses komunikasi, Yaitu:
1. Tahap ideasi(ideation):
proses penciptaan gagasan atau informasi yang di lakukan oleh si pengirim pesan(komunikator)
2. Tahap encoding:
1. Tahap ideasi(ideation):
proses penciptaan gagasan atau informasi yang di lakukan oleh si pengirim pesan(komunikator)
2. Tahap encoding:
Tahap penyusunan gagasan/informasi dalam serangkaian bentuk simbol/sandi yang dirancang untuk dikirimkan kepada komunikan. simbol/sandi dapat berupa kata-kata(lisan/tertulis), gambar(poster/grafik), atau tindakan.
3. Tahap pengiriman:
melalui thap ini gagasan/pesan yang telah disimbolkan atau disandikan dikirim melalui saluran dan media komunikasi yang tersedia.
4. Tahap penerimaan
setelah pesan dikirim melalui media komunikasi maka selanjutnya diterima oleh komunikan. proses penerimaan meliputi kegiatan mendengarkan, membaca, atau mengamati sesuai dengan salurn media yang digunakan.
5. Tahap decoding
pada tahap ini pesan yang di terima diinterpretasikan, dibaca, diartikan, dan diuraikan secara langsung atau tidak langsung.
6. Tahap Tindakan
Tindakan yang dilakukan oleh komunikan sebagai respon terhadap pesan-pesan yang diterima antara lain:
a. Respons langsung(direct response) yaitu respon yang tidak memerlukan jangka waktu yang lama yang diberikan langsung kepada komunikan.
b. Respons tidak langsung(indirect, response) yaitu respon yang memerlukan jangka waktu atau respon yang tertunda karna memerlukan media.
c. Respon yang kurang dimengerti(zero respons) yaitu respon yang tidak dimengerti oleh pihak komunikator.
d. Respon yang dapat dimengerti (positive response) yaitu jawaban/tindakan yang diberikan oleh komunikan sesuai dengan keinginan komunikator.
e. Respon yang bersifat netral(neutral response) disini komunikan tidak memberikan respon sesuai dengan keinginan komunikator.
f. Respon yang bersifat negatif(negative response) disini respon yang diberikan oleh pihak komunikan tidak mendukung pesan komunikator(menentang)
3. Tahap pengiriman:
melalui thap ini gagasan/pesan yang telah disimbolkan atau disandikan dikirim melalui saluran dan media komunikasi yang tersedia.
4. Tahap penerimaan
setelah pesan dikirim melalui media komunikasi maka selanjutnya diterima oleh komunikan. proses penerimaan meliputi kegiatan mendengarkan, membaca, atau mengamati sesuai dengan salurn media yang digunakan.
5. Tahap decoding
pada tahap ini pesan yang di terima diinterpretasikan, dibaca, diartikan, dan diuraikan secara langsung atau tidak langsung.
6. Tahap Tindakan
Tindakan yang dilakukan oleh komunikan sebagai respon terhadap pesan-pesan yang diterima antara lain:
a. Respons langsung(direct response) yaitu respon yang tidak memerlukan jangka waktu yang lama yang diberikan langsung kepada komunikan.
b. Respons tidak langsung(indirect, response) yaitu respon yang memerlukan jangka waktu atau respon yang tertunda karna memerlukan media.
c. Respon yang kurang dimengerti(zero respons) yaitu respon yang tidak dimengerti oleh pihak komunikator.
d. Respon yang dapat dimengerti (positive response) yaitu jawaban/tindakan yang diberikan oleh komunikan sesuai dengan keinginan komunikator.
e. Respon yang bersifat netral(neutral response) disini komunikan tidak memberikan respon sesuai dengan keinginan komunikator.
f. Respon yang bersifat negatif(negative response) disini respon yang diberikan oleh pihak komunikan tidak mendukung pesan komunikator(menentang)
Pengertian Komunikasi Menurut para ahli
Murphy mengatakan, communication is the whole process used in reaching other minds (komunikasi adalah seluruh proses yang di perlukan untuk mencapai pikiran-pikiran yang di maksud oleh orang lain).
Harwood mengatakan bahwa communication is more technically defined as a process for conduction the memories(secara teknis komunikasi didefinisikan sebagai proses untuk membangkitkan perhatian orang lain yang bertujuan untuk menjalin kembali ingatan-ingatan)
Harold Laswell, menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari suatu sumber kepada suatu pener.
Jadi kesimpulan komunikasi menurut para ahli adalah sebagai suatu proses penyampain pesan atau informasi yang bertujuan untuk menjalin kembali ingatan dari suatu sumber kepada suatu pener untuk mencapai pikiran-pikiran yang di maksud oleh orang lain.
Harwood mengatakan bahwa communication is more technically defined as a process for conduction the memories(secara teknis komunikasi didefinisikan sebagai proses untuk membangkitkan perhatian orang lain yang bertujuan untuk menjalin kembali ingatan-ingatan)
Harold Laswell, menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari suatu sumber kepada suatu pener.
Jadi kesimpulan komunikasi menurut para ahli adalah sebagai suatu proses penyampain pesan atau informasi yang bertujuan untuk menjalin kembali ingatan dari suatu sumber kepada suatu pener untuk mencapai pikiran-pikiran yang di maksud oleh orang lain.
Pengertian Komunikasi Menurut Saya
Komunikasi adalah penyamapaian informasi dari komunikator kepada komunikan yang berupa simbol-simbol atau lambang untuk mencapai tujuan tertentu/ maksud tertentu
Langganan:
Postingan (Atom)
