Menurut jenisnya rapat dibagi menjadi dua, yaitu rapat resmi, dan rapat tidak resmi. keduanya akan dijelaskan berikut ini.
1. Rapat resmi
Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas maslah yang sangat penting.
2. Rapat tidak Resmi
Rapat tidak remi adalah rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan denganstafnya serta
diadakan diruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas maslah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba
Kamis, 12 Agustus 2010
Rabu, 11 Agustus 2010
Tujuan Rapat
Tujuan diselenggarakannya sebuah rapat bisa amat beragam, antara lain:
1. untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu maslah.
2. untuk menyampaikan informasi
3. untuk mengadakan koordinasi
1. untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu maslah.
2. untuk menyampaikan informasi
3. untuk mengadakan koordinasi
Alasan diselenggarakan pertemuan
Ada beberapa alasan perlunya diselenggarakan pertemuan dalam suatu organisasi. pertimbangan-pertimbangan perlunya suatu rapat, misalnya:
1. pemimpin organisasi memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya.
2. materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin berpendapat bahwa tidak
tepat apabila pembicaraan materi itu melalui saluran administrasi pada umumnya.
3. masalah pokok belum dapat dipecahkan dan perlu segara dipecahkan.
4. pemimpin organisasi bermaksud memberikan kesempatan kepada stafnya untuk memberikan
saran, pendapat secara langsung mengenai suatu masalah yang berhubungan dengan
kepentingan bersama.
5. ada masalah yang harus mendapat penyelesain melaluio rapat atau mufakat.
1. pemimpin organisasi memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya.
2. materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin berpendapat bahwa tidak
tepat apabila pembicaraan materi itu melalui saluran administrasi pada umumnya.
3. masalah pokok belum dapat dipecahkan dan perlu segara dipecahkan.
4. pemimpin organisasi bermaksud memberikan kesempatan kepada stafnya untuk memberikan
saran, pendapat secara langsung mengenai suatu masalah yang berhubungan dengan
kepentingan bersama.
5. ada masalah yang harus mendapat penyelesain melaluio rapat atau mufakat.
Pengertian Rapat
Pengertian pertemuan/rapat
"Apa itu rapat/pertemuan?"dalam kamus besar bahasa indonesia kata "rapat" (kata benda) berarti pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.
DR.Sedarmayanti, M.Pd. (2001) dalam bukunya yang berjudul Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran menyebutkan bebebrapa pengertian rapat, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Rapat adalah suatu bentuk media komunikasi kelompik yang bersifat tatap muka.
2. Rapat merupakan alat untuk mencapai mufakat, melalui musyawarah kelompok.
3. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.
4. Rapat adalah komunikasi yang dilakukan oleh sebuah kelompok secara resmi.
5. Rapat adalah pertemuan antara para anggota dilingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan, suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
6. Rapat adalah pertemuan anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang
berhubungan dengan kepentinganm organisasi.
Dari uraian diatas, dapt disimpulkan bahwa rapat adalah pertemuan yang dilakukan bebebrapa orang yang membicarakan suatu masalah atau kepentingan untuk memberiakan penjelasan atau memecahkan suatu persoalan atau mengadakan perundingan demi memperoleh kesepakatan bersama.
"Apa itu rapat/pertemuan?"dalam kamus besar bahasa indonesia kata "rapat" (kata benda) berarti pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.
DR.Sedarmayanti, M.Pd. (2001) dalam bukunya yang berjudul Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran menyebutkan bebebrapa pengertian rapat, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Rapat adalah suatu bentuk media komunikasi kelompik yang bersifat tatap muka.
2. Rapat merupakan alat untuk mencapai mufakat, melalui musyawarah kelompok.
3. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.
4. Rapat adalah komunikasi yang dilakukan oleh sebuah kelompok secara resmi.
5. Rapat adalah pertemuan antara para anggota dilingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan, suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
6. Rapat adalah pertemuan anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang
berhubungan dengan kepentinganm organisasi.
Dari uraian diatas, dapt disimpulkan bahwa rapat adalah pertemuan yang dilakukan bebebrapa orang yang membicarakan suatu masalah atau kepentingan untuk memberiakan penjelasan atau memecahkan suatu persoalan atau mengadakan perundingan demi memperoleh kesepakatan bersama.
Senin, 12 Oktober 2009
Asas-asas Administrasi Perkantoran
Berikut ini beberapa asas yang dapat dijadikan pedoman dalam menjalankan administrasi perkantoran:
1. Asas perencanaan
semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu. misalnya: semua surat yang dibuat atau diarsip haruslah jelas maksud dan manfaatnya. jika tidak, berarti arsip tersebut tidak diperlukan.
2. Asas penyederhanan
semua pekarjaan kantor harus diupayakan dapat dijalankan dengan cara sederhana dan semudah mungkin. tata cara yang rumit hendaknya duhindarkan jika memang dapat dicarikan alternatif yang lebih mudah.
3. Asas penghapusan
semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai harus dihapus atau dihilangkan.
4. Asas penggabungan
Semua pekerjaan yang memiliki persamaan atau berkaitan erat sebaiknya di gabungkan atau didekatkan.
1. Asas perencanaan
semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu. misalnya: semua surat yang dibuat atau diarsip haruslah jelas maksud dan manfaatnya. jika tidak, berarti arsip tersebut tidak diperlukan.
2. Asas penyederhanan
semua pekarjaan kantor harus diupayakan dapat dijalankan dengan cara sederhana dan semudah mungkin. tata cara yang rumit hendaknya duhindarkan jika memang dapat dicarikan alternatif yang lebih mudah.
3. Asas penghapusan
semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai harus dihapus atau dihilangkan.
4. Asas penggabungan
Semua pekerjaan yang memiliki persamaan atau berkaitan erat sebaiknya di gabungkan atau didekatkan.
Administrasi dan Manajemen
Mendeskripsikan administrasi dan manajemen
1. Pengertian Administrasi
Administrasi berasal dari bahasa latin: Ad=intensif dan ministrare= melayani, membantu, dan memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu dan melayani , mengarahkan atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.
Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama gunu menyelesaikan tugas bersama(simon, 1958).
Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok dan individu guna mencapai tujuan bersama(Newman, 1963).
1. pengertian administrasi dalam bahasa indonesia ada dua yaitu:Administrasi dalam arti sempit berasal dari bahasa belanda "Administrate" yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu sebagai kegiatan penyusunan dan pencatatan data dabn informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan. Administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan tata usaha. (catat-mencatat, mengetik, menggadakan dan sebagainya). kegiatan ini dalam bahasa inggris disebut: Clerical works (FX. Soedjadi, 1989).
2. Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa inggris "administration" yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P Siagian, 1973).
pengertian lain dari administrasi secara luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dala stuktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
2. Fungsi Administrasi
Menurut Quible (2001) ada lima jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran
1. Fungsi Rutin, yaitu administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staff administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.
2. fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staff administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.
3. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanay dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.
4. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengkoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staff administrasi sebagai jenjang karier sebelim naik menjadi manajer pada suatu organisasi.
5. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian,pengukuran dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasian karyawan. biasanya fungsi ini dilakukan oleh staff setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi.
Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama gunu menyelesaikan tugas bersama(simon, 1958).
Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok dan individu guna mencapai tujuan bersama(Newman, 1963).
1. pengertian administrasi dalam bahasa indonesia ada dua yaitu:Administrasi dalam arti sempit berasal dari bahasa belanda "Administrate" yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu sebagai kegiatan penyusunan dan pencatatan data dabn informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan. Administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan tata usaha. (catat-mencatat, mengetik, menggadakan dan sebagainya). kegiatan ini dalam bahasa inggris disebut: Clerical works (FX. Soedjadi, 1989).
2. Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa inggris "administration" yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P Siagian, 1973).
pengertian lain dari administrasi secara luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dala stuktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
2. Fungsi Administrasi
Menurut Quible (2001) ada lima jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran
1. Fungsi Rutin, yaitu administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staff administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.
2. fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staff administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.
3. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanay dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.
4. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengkoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staff administrasi sebagai jenjang karier sebelim naik menjadi manajer pada suatu organisasi.
5. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian,pengukuran dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasian karyawan. biasanya fungsi ini dilakukan oleh staff setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi.
Langganan:
Postingan (Atom)
